Política de Tratamiento & Protección de Datos Personales
Garantía del derecho fundamental al Habeas Data para clientes, empleados, proveedores y usuarios de SOIN GROUP S.A.S. conforme a las leyes colombianas.
Compromiso Institucional con la Privacidad y la Ciberseguridad
En cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, SOIN GROUP S.A.S. garantiza la reserva, seguridad e intangibilidad de la información recopilada en sus operaciones de ingeniería, seguridad electrónica, conectividad y soluciones de software.
Identificación del Responsable del Tratamiento
Datos de contacto, NIT y domicilio legal de la compañía encargada del tratamiento.
El responsable del tratamiento de sus datos personales es SOIN GROUP S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.485.923-1, constituida conforme a las leyes de la República de Colombia.
• Domicilio Principal: Calle 69a bis No. 87a-53, Barrio Florida Blanca, Engativá, Bogotá D.C., Colombia.
• Correo Electrónico Oficial de Habeas Data: habeasdata@soin.group
• Línea de Atención y WhatsApp Corporativo: +57 311 890 0690
• Mesa de Ayuda Técnica / Helpdesk: helpdesk@soin.group
• Sitio Web Oficial: https://soin.group
Marco Legal y Normatividad Aplicable
Disposiciones constitucionales y legales vigentes en el territorio colombiano.
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se rige bajo los preceptos normativos de la República de Colombia:
1. Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: Garantiza el derecho fundamental al Habeas Data, a la intimidad personal y familiar, y al buen nombre.
2. Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
3. Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 respecto a autorizaciones, avisos de privacidad y procedimientos.
4. Decreto Único 1074 de 2015: Capítulo 25 referente al Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia.
5. Circulares Externas de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Instrucciones relativas al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
Principios Rectores del Tratamiento
Pilares obligatorios para la recolección, uso y almacenamiento de datos.
SOIN GROUP S.A.S. aplica de manera rigurosa los principios consagrados en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
• Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a lo establecido en la ley.
• Principio de Finalidad: Obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual se informa al Titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento sólo se ejercerá con la autorización previa, expresa e informada del Titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento información sobre la existencia de sus datos.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y la legislación.
• Principio de Seguridad: Se implementan medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.
Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Usos específicos para clientes, prospectos, proveedores, empleados y visitantes.
Los datos personales recolectados por SOIN GROUP S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades corporativas:
A. Gestión Comercial y Prestación de Servicios Tecnológicos:
- Elaboración de cotizaciones, diseños de ingeniería, levantamientos en sitio y contratos de CCTV, redes, automatización y software.
- Ejecución de garantías, soporte técnico Helpdesk 24/7 y mantenimientos preventivos y correctivos de infraestructura.
- Emisión de facturación electrónica, validación de referencias comerciales, gestión de pagos y cobranza.
B. Relación Laboral y Talento Humano:
- Procesos de selección, verificación de antecedentes académicos/laborales y afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social (EPS, AFP, ARL).
- Administración de nómina, gestión de salud y seguridad en el trabajo (SG-SST) y capacitaciones.
C. Gestión de Proveedores y Contratistas:
- Registro de proveedores, órdenes de compra, pagos de facturas y evaluación del servicio prestado.
D. Seguridad Física y Videovigilancia en Instalaciones:
- Monitoreo de cámaras de seguridad CCTV en sedes físicas y centros de operación para garantizar la seguridad de empleados, clientes y visitantes.
Derechos de los Titulares (Derechos ARCO)
Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Consulta ante la SIC.
Conforme al Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted como titular de la información posee los siguientes derechos inalienables:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SOIN GROUP S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SOIN GROUP S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley.
3. Ser informado por SOIN GROUP S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley colombiana.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por lo menos una vez cada mes calendario.
Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad
Normas reforzadas de protección para datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes.
1. Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (ej. datos biométricos, fotografías de reconocimiento facial o huellas para control de acceso). Ningún titular está obligado a responder preguntas relativas a datos sensibles.
SOIN GROUP S.A.S. sólo tratará datos sensibles cuando medie autorización previa y explícita, o bajo las excepciones de ley (seguridad industrial o videovigilancia).
2. Datos de Niños, Niñas y Adolescentes: El tratamiento de datos de menores de edad responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores salvo aquellos que sean de naturaleza pública.
Procedimiento para Consultas, Reclamos y Revocatorias (PQRS)
Canales oficiales, requisitos formales y tiempos legales de respuesta según la Ley 1581.
Los titulares pueden ejercer sus derechos mediante solicitud escrita enviada a través de los canales de atención de Habeas Data:
• Correo Electrónico: habeasdata@soin.group
• Comunicación Física: Calle 69a bis No. 87a-53, Engativá, Bogotá D.C.
Requisitos Mínimos de la Solicitud: Nombre completo, tipo y número de documento de identidad, dirección física/electrónica para notificaciones, descripción clara de los hechos y la petición concreta (Conocer, Rectificar, Suprimir o Revocar).
Tiempos Legalmente Estipulados en Colombia:
a) CONSULTAS (Solicitud de conocer datos o prueba de autorización): Será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado antes de vencer dicho plazo y se prorrogará máximo cinco (5) días hábiles adicionales.
b) RECLAMOS (Solicitud de corrección, actualización, supresión o revocatoria): Se responderá en un término máximo de quince (15) días hábiles a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible atenderlo en dicho término, se notificará al interesado prorrogando hasta por ocho (8) días hábiles adicionales.
Seguridad de la Información y Almacenamiento
Estándares técnicos y cibernéticos de protección de bases de datos.
En concordancia con el objeto social de SOIN GROUP S.A.S. como integrador tecnológico y de ciberseguridad, adoptamos estrictas medidas de seguridad física, técnica y administrativa para evitar la alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:
- Cifrado de datos en tránsito y en reposo mediante protocolos SSL/TLS y estándares corporativos.
- Control de acceso lógico basado en roles estrictos (RBAC) y autenticación multifactor (MFA).
- Copias de seguridad periódicas (backups) en infraestructura cloud certificada ISO 27001.
- Políticas de confidencialidad y acuerdos de no divulgación (NDA) firmados por todo el personal de la empresa.
Transferencia y Transmisión Internacional de Datos
Garantías en el uso de servidores en la nube y plataformas tecnológicas aliadas.
SOIN GROUP S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros receptores o encargados ubicados dentro o fuera de Colombia (ej. proveedores de infraestructura en la nube como AWS, Microsoft Azure o plataformas CRM/Helpdesk).
Dichas transmisiones se efectuarán bajo contratos de transmisión de datos o acuerdos de procesamiento de información que aseguren que los terceros mantengan niveles de seguridad y confidencialidad acordes con los estándares de la Ley 1581 de 2012 y las directrices de la SIC.
Vigencia de las Bases de Datos y Modificaciones
Periodo de conservación de la información y publicaciones de cambios a la política.
Vigencia de la Base de Datos: Las bases de datos personales de SOIN GROUP S.A.S. se mantendrán vigentes durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades contractuales, comerciales, laborales o legales descritas, y mientras no se solicite su supresión por el titular.
Modificaciones a la Política: SOIN GROUP S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial en los términos o finalidades del tratamiento será publicado previamente en el sitio web oficial https://soin.group.
Fecha de Entrada en Vigencia: La presente versión entra en vigencia a partir del 1 de septiembre de 2026 y sustituye cualquier disposición previa.
¿Desea actualizar, rectificar o eliminar sus datos personales?
En SOIN GROUP S.A.S. contamos con un oficial de protección de datos dedicado. Puede radicar su solicitud directamente enviando un correo a habeasdata@soin.group o completando nuestro formulario en línea.